Il docente capogruppo dovrà obbligatoriamente prenotare la data e orario di ingresso nei musei prescelti contattando direttamente gli uffici didattici telefonicamente o via mail, a seconda di quanto indicato nei siti ufficiali dei musei, nella sezione dedicata ai gruppi scolastici.
In alternativa potrà rivolgersi alla propria agenzia di viaggi.